一家医院是如何摆脱支付的痛苦的

执行概要

医院的核心使命是尽可能提供最好的护理。然而，要继续这样做，医院必须立即得到付款。出院的非最终账单(DNFB)病例——由于编码或文件空白，账单仍然不完整——对全国各地的医院来说是一个持续的挑战。对这种情况的无效管理可能导致现金流的瘫痪，应收账款天数(A/R天数)的增加，以及沮丧的员工。

锡博多地区医疗中心(Thibodaux Regional Medical Center)是路易斯安那州一家拥有185张床位的社区医院，与其他医院一样，它也面临着无数的政府新规定，这些规定使得医院的账单收集工作更加繁重。例如，Thibodaux很难适应医疗保险和医疗补助中心(CMS)的报销和审计实践，这些实践需要更具体的医生文件来支持计费和编码。

Thibodaux的领导意识到他们不充分的DNFB手工流程使医院工作人员负担过重，并将必要的现金流置于风险之中，以最好地为患者服务。医院自动化并简化了这一流程，以减轻医生的负担，提供数据的集成视图，优化可见性和工作流程，并减少因缺少文件而导致的较低补偿。医院利用分析来提供可操作的反馈，以持续改进流程。

Thibodaux已经在现金流和运营效率方面取得了显著改善:

• 拖欠率改善44.4%
• 减少8.2天的收账天数
• 未清偿帐款减少70.5%
• DNFB的医生部分减少了50%
• 操作效率提高97%

新规定推动了医院计费的挑战

如今，医院受到公共和私人医疗支付方一系列令人眼花缭乱的规定和报告要求的制约。这使得及时收回补偿比以往任何时候都更加困难。例如，如果医生的文件不能完美地支持每一种治疗方法，他们就有可能受到政府健康项目的经济处罚。

另一方面，医院需要迅速提交账单，以避免耽误手术所需的现金。这种日益紧张的局势导致许多医院难以处理无法处理的DNFB病例，在患者回家后很长一段时间内，不完整的账单仍留在医院。无效的DNFB管理流程增加了A/R天数，减少了现金流。积压的订单可以代表几天的收入——这对大多数医院来说是一笔不小的数目。¹

对医院来说，一个具有挑战性的法规是CMS恢复审计承包商(RAC)计划，该计划旨在防止CMS为医院的服务支付过高或过低的费用。RAC计划使CMS能够回到医院，并要求偿还它通过计费审计发现的任何超额付款。该计划的最终目标是防止全国各地医院未来出现不当支付。²该示范项目从2005-2008年开始实施，直到2010-2012年该项目逐步实施，许多医院才感受到该项目的全面影响。

像许多医院一样，Thibodaux实施了更严格的编码文件要求，以确保索赔能得到准确的支付，并避免任何超额支付的追讨。这导致DNFB账户数量呈指数级增长，由于越来越多的图表因文件缺陷而被扣留，造成了巨大的计费瓶颈。Thibodaux的DNFB负荷从每月20万美元飙升至每月1200万美元。

医院的工作人员在清理病例方面负担过重，隧道尽头没有光明，因为他们看不到未来可能有助于改进流程的趋势或问题。

Thibodaux的领导者认识到他们的积压是一场危机，他们的手工流程是不可持续的。他们需要找到一种方法，在不牺牲编码准确性的情况下加快报销和改善现金流。他们寻求一种解决方案，可以快速减少对人力资源的消耗，自动化和标准化流程，并利用分析来提供见解，从而在未来改进流程。

医院寻求最佳实践，如创建仪表板，定期审查账户，并长期跟踪病例量——所有这些都是由医疗保健财务管理协会(HFMA)推荐的^3.-帮助解决dnfb，减少A/R天数。

优化速度和准确性的挑战

手工过程耗时太长，而且经常发生导致报销水平降低

Thibodaux的DNFB病例量已达到每月500例，其中约三分之一的患者在未完成账单的情况下出院。这些账户无法开出账单，要么是因为缺少支持起草最终账单所需所有代码的文件，要么是因为尽管有完整的文档，但编码不完整。

医疗中心的医疗保健信息管理(HIM)工作人员使用每周一次的手动流程来识别DNFB帐户。这一过程需要8-10个小时，而且每周只发生一次，导致收到索赔要求的延误和工作人员的沮丧。一旦确定了账户，就需要花费数天的时间来收集案例，并对每个案例进行检查，以确定具体的缺陷。

即使在文档完成后，工作人员也面临额外的延迟，因为当提供了缺失的文档时，系统没有提醒编码员，让他们完成编码并发送账单以付款。此外，案件数量不断增长，因为不良率(文件丢失的总释放比例)已经增长到34%到38%的范围。

他的工作人员一方面在等待文件，另一方面又急迫地要迅速完成账单，他们面临着速度放缓的问题。如果时间用完，帐户将无法计费，并丧失所有补偿。

医生们因延误通知而负担沉重

人工系统无法有效地解决未计费帐户，这也伤害了医生，他们本已因文件要求而不堪重负。医生有时一次要处理多达30个病例。由于延误，病人可能早就出院了，医生很难记住完整记录每个病例所需的重要细节。很多时候，文档中的缺陷需要口述，而报告必须进行转录，这给编码员带来了额外的断点。与此同时，医院管理人员继续采取这种做法(频率高得多)，威胁医生，如果不按时完成图表，就采取纪律处分。对于编码员、提供者和管理人员来说，这是一种不可行的情况。

缺乏信息导致工作流程未得到优化

Thibodaux人工流程的最大困难之一是无法优先考虑最老的病例，以确保CMS报销的时间不会耗尽。这种看不到信息的能力影响了转录员和编码员的工作效率。该系统也无法突出显示价值最高的案件，以帮助实现收入最大化。由于没有有效的报告工具来快速识别高优先级的病例，医疗中心很难提高拖欠率和最终账单的时间。

最后，由于没有接近实时的数据，HIM团队成员无法分析为什么这些账户没有被编码。他们无法查看延迟的模式、趋势和根本原因，也无法使用未获取收入的数据来主动激励医生加快文件的速度。

利用分析来减少DNFB积压

流程自动化

Thibodaux已经实现了Health Catalyst的后期绑定企业数据仓库(EDW)，但医院还没有将EDW应用于解决其DNFB流程问题。世界杯葡萄牙vs加纳即时走地通过在数据仓库之上部署DNFB分析应用程序，Thibodaux能够利用EDW中汇总的临床、财务、操作、索赔和其他数据。这个名为HIM文档工作流分析器的应用程序消除了手工流程，并将DNFB数据集成到医院的仪表板和工作流中。

该应用程序使HIM团队成员能够快速轻松地访问他们有效管理整个流程所需的信息。他们可以按年龄、付款人、原因、患者类型、位置和医生查看数据，使他们能够识别以前隐藏的需要改进的地方(图1)。

这种新的可见性简化了流程，因此编码员现在有足够的时间对每个帐户进行完整的编码，几乎消除了由于缺少文档或超过计费时间限制而需要降低编码的情况。HIM经理们现在很少会收到关于由于账户未被编码而冲销的电子邮件。

及时集中的沟通减轻了医生和其他人的负担

由于能够更快速有效地识别和跟踪帐户，医生现在有更强的能力及时完成文件请求。医生部分的病例量，代表了需要文件的积压报告，在自动化流程之后，在7月份急剧下降。一个明显的原因是:医生们不再每周要大量记录30份报告(其中一些报告与长期出院的病人有关)，而是从他那里得到更频繁、更集中、更有用的信息。医生通常一次接收一到两个病例，这些病例更有可能是刚刚出院的病人，这让医生更容易记住和记录细节。

由于医生部分是DNFB病例的最大组成部分，减少医生的积压对整体病例量有直接和显著的影响，改善计费和减少应收账款天数。

自动化的过程也使持续改进成为可能。例如，医生能够更好地识别他们自己丢失文件的模式。这提高了患者出院前后的病历记录和报告完成情况。从管理方面来看，帐户数据的集成视图现在允许HIM识别负责拖延账单流程的个人。由于he可以快速量化每次延迟的美元影响，这可以作为医生更快完成病例的动力。

数据访问和可见性改变了DNFB的工作流程

提高可视性和更频繁地访问数据已经改变了整个医院的利益相关者的工作流程。领导层可以访问提供拖欠率、a /R天数和其他关键操作指标的清晰视图的摘要。这为他们提供了以一种新的方式更好地预测和管理现金流所需的工具。转录员和编码员可以根据账户的年龄和它所代表的美元价值快速地对案件进行优先排序。程序员不再不知道从哪里开始工作，而是打开应用程序，立即看到可以编写的用例。此外，所有清理案件的工作人员都可以随时查看动态报告，而不是每周一次或隔周一次。这使得Thibodaux员工能够快速识别趋势或问题，并更好地管理积压的帐户。

Thibodaux的新分析工具帮助它识别缺陷的模式，如丢失的订单、出院摘要、转移文件、历史和身体状况。在某一时刻，医院领导发现一个部门的DNFB率明显高于其他部门，并能够与该部门合作，确定和解决有关订单部门丢失报告/信息的流程问题，这些问题导致了他们的高DNFB率。这种新的解决问题的能力正在改变Thibodaux的计费流程，并减少了管理人员、医生和员工的痛苦。

结果

Thibodaux地区医疗中心的研究表明，在不到一年的时间里，专注于自动化和分析的DNFB管理改革可以改善财务、运营和士气。新的DNFB流程使he员工能够专注于高影响的干预措施，减轻了医生的文件负担，并优化了编码员的效率。因此，Thibodaux今天发现自己的现金流状况要好得多。

DNFB流程的转变也提高了医生和工作人员的士气，他们以前被大量迟到的文件要求所拖累。医生们现在每天都能收到病历，那时他们还记得出院的病人，也能更快地完成病历。这使得DNFB的医生部分减少了一半(图2)。

结果，不到5个月，医院管理部门就停止向医生发出逾期文件的训斥信。在六个月的时间里，医疗中心开始利用分析来发现关于趋势和缺失文件类型的新见解，从而与特定部门和提供者进行有针对性的干预。

另一个戏剧性的变化是医院的拖欠率降低了50%(图3)。Thibodaux的DNFB状态的总出院率徘徊在15%左右，而在自动化流程实施之前的6月，这一比例高达38%。

总之，Thibodaux在不到一年的时间里在几个关键指标上取得了令人印象深刻的改进:

• 沟通、信息获取和更好的医生文件的变化导致:
  • 拖欠率提高了44.4%
  • DNFB的医生部分减少了50%
  • 未清偿帐款减少70.5%
• DNFB账户减少导致:
  • 收账天数减少8.2天，提高了18.8%
• 人工过程的自动化几乎可以立即获得信息，并且:
  • DNFB海图识别操作效率提高97%。此外，程序员现在可以在48小时内(通常是24小时内)编写图表。在此之前，编码至少需要1-3周。

Thibodaux取消了繁琐的、手动的DNFB流程，该流程占用了至关重要的收入，并给医生和员工带来了不必要的负担。医院继续应用这些经验来改进DNFB流程。

在过去，我们不得不依靠医务人员的领导来帮助我们找回丢失的文件，并降低拖欠率。但现在，通过我们的分析解决方案，我们可以尽早发现文档空白，从而快速进行干预。我们甚至不用再给医生们发谴责信了。”

- - - - - -伯尼•克莱门特
首席信息官

接下来是什么?

Thibodaux正在努力将DNFB病例量降至最低，以确保有足够的现金和可用的人力资源来提供尽可能最好的护理。医院现在计划部署类似的流程改进和分析来改进其他业务流程，例如围绕病例组合索引进行编码。

对Thibodaux来说，最大的变化之一是它现在可以迅速把账单送出去。现在，通过提交充分反映患者在社区医院接受的丰富服务的账单，Thibodaux可能会发现它的病例组合指数——衡量医院患者病情的程度——比以前报告的要高。这一点很重要，因为病例组合指数较高的医院可能有权从支付者那里获得更多的补偿。

在DNFB流程转换成功之后，Thibodaux计划对准确编码和文档以及对案例混合指数的影响进行分析。医院领导还将继续优化流程，监测模式和趋势，以确保他们的预付账单长期持续。

参考文献

1. IMA咨询。(2009年7月)。未开票的账户是否会危及你的现金收入?IMA的见解7(7)。
2. 恢复审计计划．(无日期)。(2016年6月)医疗保险和医疗补助服务中心。
3. 医疗保健财务管理协会。(2015年3月1日)。间歇和杂志．

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